Corso di LineATENEI in presenza e online: L’ELIMINAZIONE LEGALE DEI DOCUMENTI NELLE UNIVERSITÀ E NEGLI ENTI PUBBLICI DI RICERCA (LO “SCARTO”)

PREMESSA

Dobbiamo conservare tutto? No.

Infatti, la funzione principale è la selezione, cioè una decisione da prendere, a valle di un procedimento amministrativo, rispetto a quali documenti conservare e a quali eliminare legalmente. Siamo nell’applicazione dei principi generali della legge 241/1990 riguardo all’economicità dell’azione amministrativa. Lo “scarto” si attua quando viene meno un interesse giuridico-amministrativo e non sussiste alcuna rilevanza storica.

Le Università e gli Enti pubblici di ricerca producono, infatti, quantità sempre maggiori di documenti. La produzione incontrollata genera, però, maggiori costi e un’inefficienza strutturale nella corretta sedimentazione degli archivi e, di conseguenza, nella efficace veicolazione delle informazioni.

Ciò influisce sull’attività di supporto ai processi decisionali, che finisce invece con il ritrovarsi ingolfata dall’ipertrofia documentaria. Un dato è dunque innegabile anche per quasi tutte le amministrazioni pubbliche: si produce troppa documentazione e la si conserva male.

Risulta pertanto necessario gestire gli archivi in maniera oculata, garantendo da un lato la corretta conservazione dei documenti per i quali la norma preveda espressamente la conservazione ai fini giuridico-probatori, dall’altro l’eliminazione legale (o “scarto”) dei documenti ritenuti non più utili all’ente che li ha prodotti o alla società in un processo di sedimentazione critica della memoria, anche in base alle disposizioni contenute nel Codice civile in tema di prescrizione dei diritti.

Eliminare i documenti cartacei soggetti a riproduzione digitale si può, seguendo le procedure previste dalla legge. Al contrario ci sono conseguenza penali per l’illecita eliminazione dei documenti.

OBBLIGHI DI LEGGE

Il D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, e il DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico sulla documentazione amministrativa, assieme ad altra normativa di riferimento tecnico, prevedono espressamente per gli enti pubblici la possibilità di eliminare legalmente i documenti, attraverso la procedura di scarto.

Tale procedura, che verrà illustrata tecnicamente e praticamente, si articola in fasi previste dalla normativa e dalla prassi archivistica: predisposizione dell’elenco, richiesta di autorizzazione e distruzione (termodistruzione) o cessione a terzi.

Non si tratta però di eliminazione “meccanica”, ma di esercitare un processo decisionale-valutativo posto in essere già nella fase costituiva dell’archivio (in particolare, nel corso della registrazione del protocollo informatico) e con l’ausilio l’uso di strumenti come il massimario e il prontuario di selezione.

Inoltre, in virtù della nuova normativa, sarebbe possibile l’archiviazione sostitutiva dei documenti, come previsto dal D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale. Con quali costi, con quali procedure e quali strumenti?

• Gli strumenti: il massimario di selezione o piano di conservazione
• Esempi concreti già pubblicati: Il Massimario del personale (tecnico amministrativo e docente) e il Massimario degli studenti
• In corso di revisione: Il Massimario della ricerca scientifica e il Massimario del fascicolo di fabbricato (per i lavori edilizi, ristrutturazioni, etc.)
• Manuale di gestione e manuale di conservazione: i tempi per lo scarto
• Lo scarto dei documenti tradizionali e dei documenti digitali: integrazione nel sistema Titulus e nella tabella dei procedimenti
• Il procedimento di scarto: esame di un provvedimento e il modello di elenco (in aula saranno fornite le istruzioni per redigere concretamente un modello)
• L’autorizzazione della Soprintendenza: procedure e documenti
• La consegna a una ONLUS o il verbale di distruzione

PROGRAMMA DEL CORSO

Il corso si pone l’obiettivo di fornire le istruzioni e le linee guida per:

• Organizzare e gestire i documenti fin dalla loro nascita in maniera da preparare lo “scarto” già nel sistema Titulus
• Gestire i documenti con un unico sistema di classificazione e di archiviazione e predisposizione dei documenti per la selezione (eliminazione e conservazione)
• Adeguare la propria attività d’ufficio alla normativa introdotta sugli archivi e sul protocollo informatico, in particolare:

• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale
• D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali.
• DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico sulla documentazione amministrativa
• Linee Guida sul documento informatico, in sostituzione dei due DPCM 3 dicembre 2013

Verrà inoltre affrontato il tema della archiviazione digitale e dello “scarto” in ambiente digitale: problemi, prospettive e criticità.

DESTINATARI 

Il corso si rivolge ai funzionari, ai responsabili e agli operatori degli uffici protocollo e degli uffici archivio, nonché ai responsabili dei procedimenti amministrativi delle Università e degli Enti pubblici di ricerca.