LA PROCEDURA - Strumento per fare ordine

Il termine “procedura” suscita evocazioni negative per il cattivo uso che ne è stato fatto. Questa reazione è imputabile ad infelici esperienze, in cui questo documento è stato redatto come adempimento, assumendo quindi un taglio palesemente burocratico, con dubbio o scarso contenuto. Nella realtà lavorativa è quel documento che racconta come le persone lavorano. Fa riferimento al processo: ovvero come più persone di aree diverse, entrano in relazione per produrre un qualcosa: un progetto, un incarico, una ricerca, una fornitura, … Non è un caso che il tema del processo sia presente in tutti i contesti lavorativi, pubblici e privati, di prodotti e di servizi, in relazione a certificazioni o accreditamenti.

La procedura è assimilabile ad una regola interna. I due eccessi – nessuna o troppo stringenti – sono entrambi negativi.

Una buona procedura guida la persona nelle sue azioni e nelle relazioni con gli altri, aiuta a comprendere il significato delle proprie azioni, mette in luce le relazioni con le altre persone coinvolte nel processo.

Piuttosto che adottare la formula testuale, è meglio raccontare il processo con il linguaggio grafico, mediante i Diagramma di Flusso Interfunzionale. È uno strumento potentissimo in quanto, in modo sintetico e immediato, comunica sia la dimensione di gruppo, sia le responsabilità individuali.

1. I riferimenti base

L’ottica di Sistema

L’approccio per processi

L’attenzione alle persone

2. Il vissuto del processo

Gioco di Squadra & Comunicazione Interna

Ruolo del Process Owner & delle Persone

3. La procedura: racconto del processo

Finalità

Forma espositiva: linguaggio narrativo, linguaggio grafico 

4. La descrizione con il diagramma di flusso interfunzionale: ZoomUp

Stesura della Scheda del Processo

Redazione della Matrice delle Attività

Disegno del Diagramma di Flusso

Compilazione della procedura

Articolazione della documentazione del processo

1. LABORATORIO: Disegnare il Diagramma Flusso Interfunzionale

DESTINATARI

Il corso si rivolge al Personale Tecnico Amministrativo delle Università e degli Enti di ricerca.